Arquivo e Gestão Documental

Objetivos

No âmbito das suas competências, o SDP apoia as atividades de arquivo e gestão documental do ISEL, nomeadamente:

Implementar uma política integrada de informação e gestão documental;
Acionar metodologias de uniformização arquivística através de mecanismos de levantamento, avaliação e seleção, classificação, inventariação, conservação, difusão, comunicação e acesso, tratamento arquivístico e eliminação;
Recolher, analisar, organizar e preservar a documentação de valor administrativo, probatório, histórico, organizacional e cultural;
Preservar toda a documentação em qualquer tipo de suporte de modo a salvaguardar todos os dados;
Organizar a documentação de forma a facilitar a recuperação da informação, utilizando as normas arquivísticas;
Elaborar, implementar e atualizar a aplicação do plano de classificação documental;
Definir e aplicar os planos de conservação física e ambiental da documentação e os espaços de arquivo;
Organizar os espaços de arquivo e zelar pelas suas condições acessibilidade e consulta, limpeza e controlo das condições ambientais;
Implementar um sistema de gestão documental eletrónico mediante os recursos existentes;
Participar em comissões especiais na instituição ou fora dela, como representante da área da arquivística;
Constituir o arquivo histórico do ISEL, composto por documentação que remonta ao século XIX até aos nossos dias, possibilitando a sua consulta adequada para fins de investigação;
Propor a candidatura a subsídios e apoios externos.

O Arquivo do ISEL é constituído não só pela documentação produzida e recebida na instituição, no decurso das suas atividades e funções, desde a sua criação (1974) até aos nossos dias, mas também pela documentação do IIL (Instituto Industrial de Lisboa – criado em 1852). A sua documentação reflete, assim, a génese, o crescimento, o desenvolvimento e a dinâmica das suas atividades, nomeadamente nas seguintes áreas de atuação: ensino e aprendizagem, investigação, cooperação com a indústria, com as organizações nacionais e internacionais e com a sociedade em geral. Presentemente o arquivo do ISEL reúne documentação de grande valor administrativo e patrimonial assumindo o papel de repositório da memória histórica do ISEL.